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Manual Desenvolvido pela Gordion Consultoria
A adequação a Lei Geral de Proteção de Dados exige atenção plena à todos as atividades de tratamento de dados pessoais que envolvam a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;
A utilização do whatsapp, seja em mensagens privadas ou em grupos, nesse contexto, é um grande vetor para difusão de informações de diversas natureza e com diversos perfis de interessados (colaboradores, clientes, fornecedores e terceiros), o que pode gerar tratamento, divulgação ou uso indevido de dados pessoais e, consequências graves nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.
O presente manual de boas práticas de uso do whatsapp tem como objetivo auxiliar os usuários dessa ferramenta. Entendemos a agilidade que o whatsapp proporciona, mas seu uso deve ser realizado com bom senso, respeitando sempre a finalidade e as regras do grupo e muita cautela no compartilhamento de informações corporativas e de dados pessoais.
Os termos de uso aceitáveis do WhatsApp não autorizam a utilização do aplicativo para outros fins que não o uso pessoal, em outras palavras, o whatsapp não é ferramenta para uso pelas empresas para finalidades comerciais e/ou institucionais.
Para finalidade empresariais deve-se utilizar o whatsapp business em conta vinculado ao próprio CNPJ da empresa, por certo que nesse caso o whatsapp é um operador de dados e isso gera uma série de obrigações.
Sabe-se que é muito comum colaboradores utilizarem o whatsapp pessoal para fins empresariais e isso pode causar inúmeros problemas do ponto de vista de proteção de dados, em especial o vazamento de informações empresariais e dados pessoais, isso porque o WhatsApp não armazena as mensagens, vídeos e documentos transmitidos, todo o armazenamento é realizado no aparelho do usuário com backup em nuvem indicada pelo próprio usuário.
Portanto, se sua empresa utiliza o WhatsApp, dê preferência para o aplicativo business e siga as demais dicas de segurança e boas práticas indicadas nesse material.
A segurança das informações transmitidas pelo whatsapp é requisito mínimo para utilização do aplicativo. Sabemos que todas as conversas realizadas pela ferramenta são criptografadas de ponta a ponta, o que protege nossas mensagens, fotos, vídeos, mensagens de voz, documentos e ligações para não caírem em mãos erradas.
Após serem entregues, as mensagens protegidas com a criptografia de ponta a ponta que você envia e recebe são armazenadas somente no seu aparelho, e não nos servidores do WhatsApp.
Por isso é fundamental que tenhamos mais garantias para que as mensagens salvas em seus smartphones não caiam em mãos erradas e sejam acessadas em caso de perda, furto ou roubo de seus aparelhos.
Recomenda-se a criação de rotinas para que os documentos recebidos pelo WhatsApp sejam armezenadas e salvos em softwares homologados pela empresa e/ou em servidor segura, assim criamos mais uma camada de segurança e mitigam os riscos de ocorrência de incidentes de segurança.
Além disso, uma excelente forma de garantir a segurança de suas mensagens e arquivos enquanto permanecem no aparelho é a utilização da confirmação em duas etapas.
Veja abaixo como é fácil configurar essa camada extra de proteção:
Vídeo com tutorial de configuração: https://youtu.be/amMyHuPor-Q
Como gerenciar as configurações da confirmação em duas etapas
Você pode gerenciar as configurações da confirmação em duas etapas no WhatsApp. Você pode ativar ou desativar o recurso, mudar seu PIN e atualizar o endereço de e-mail associado com a confirmação em duas etapas.
Se você não adicionar um endereço de e-mail e esquecer seu PIN, precisará aguardar 7 dias para poder redefinir seu PIN. Como não verificamos o endereço de e-mail para confirmar que ele está correto, certifique-se de que você digitou o endereço de e-mail correto e de que é possível acessá-lo.
A lista de transmissão é um dos recursos disponíveis no WhatsApp, permitindo o envio de mensagens para diversas pessoas de uma só vez.
Essa funcionalidade permite alcançar até 256 contatos, sendo possível encaminhar, além de mensagens de texto, fotos, vídeos e áudios.
Todos os destinatários são pré-determinados e recebem a mensagem enviada de maneira privada e individual, sendo possível acompanhar se ela foi recebida e visualizada, sem precisar selecionar os contatos de novo quando novas mensagens precisarem ser enviadas.
O envio de mensagens por listas de transmissão evita o excesso de mensagens nos grupos e evita que todo mundo tenha acesso ao contato dos outros participantes, o que pode ser motivo para reclamações.
Além disso, a lista de transmissão permite que a pessoa te responda individualmente e você pode atendê-la de maneira personalizada.
Veja como criar listas de transmissão e enviar mensagens:
Se você quer enviar mensagens em massa avisando de uma promoção ou evento da sua empresa, prefira o uso das listas de transmissão e não a criação de grupos. Primeiro que, além de muitas pessoas considerarem mensagens em grupo irritantes, todo mundo tem acesso ao contato dos outros participantes, o que pode ser motivo para o cliente ficar chateado e te bloquear.
Além disso, a lista de transmissão permite que a pessoa te responda individualmente e você pode atendê-la de maneira personalizada. Porém, para usar esse recurso é preciso pedir que os seus clientes salvem o seu contato.
Com o recurso Lista de transmissão, você pode enviar uma mensagem para diversos contatos de uma só vez. As listas de transmissão são listas de contatos salvas para as quais você pode enviar mensagens mais de uma vez, sem precisar selecionar os mesmos contatos a cada envio.
Esses passos criarão uma nova lista de transmissão. Ao enviar uma mensagem para sua lista de transmissão, ela só será entregue aos destinatários que têm seu número salvo em seus celulares. Os destinatários receberão sua mensagem como uma mensagem individual. Quando essa mensagem for respondida, você receberá uma mensagem individual de cada contato na aba CONVERSAS. As respostas enviadas pelos destinatários da sua lista de transmissão só serão entregues para você.
Observação: apenas os contatos com seu número de telefone salvo em suas agendas de telefone receberão sua mensagem de transmissão. Se seu contato não recebeu sua transmissão, peça que ele verifique se seu número está salvo. Com as listas de transmissão, você pode enviar mensagens para vários contatos de uma só vez. Se você quiser que todos os destinatários participem da conversa, você pode criar uma conversa em grupo.
Se preferir, abra a lista de transmissão que deseja apagar, toque no nome da lista ou dos destinatários e, em seguida, em Apagar lista de transmissão > APAGAR.
Regras e finalidades do grupo
Todos os grupos de whatsapp nascem com objetivo e finalidade bem definidos, mas como bem sabemos é muito fácil os grupos perderem suas origens e servirem de canal para discussão política, futebol, piadinhas e até mesmo para envio de material erótico.
Os administradores têm papel fundamental em controlar e manter os objetivos e finalidades dos grupos, para isso é importante a criação de regras e uma participação ativa.
Seguem algumas informações importantes que devem constar nas regras do grupo:
Evite adicionar pessoas diretamente no grupo, prefira o convite com envio de link;
A melhor forma de adicionar alguém em um grupo é enviando um convite para ingresso. Dessa forma, o convidado, se for de seu interesse, seguirá as instruções para entrar no grupo.
Assim, evitamos constrangimentos com a inclusão de pessoas que não tenham interesse em participar do grupo e o constrangimento do mesmo ter que sair do grupo também.
Se você é admin de um grupo, você pode compartilhar um link para convidar pessoas para participar do seu grupo. Para cancelar um link e criar um novo, os admins podem redefinir o link a qualquer momento.
Observação: qualquer usuário do WhatsApp que receber o link de convite poderá entrar no grupo. Por isso, envie o link somente para pessoas nas quais você confia. É possível que alguém encaminhe o link para outras pessoas, que poderão entrar no grupo sem a permissão do admin do grupo.
Respeite a hierarquia e o administrador do grupo;
O uso do whatsapp é uma forma rápida e muitas vezes descontraída de manter contato com as pessoas do trabalho, agilizar tarefas, confirmar compromissos e até mesmo para o envio de documentos. Ele não precisa perder essa característica, mas precisamos lembrar que nas relações de trabalho a hierarquia é importante, portanto, respeite o administrador do grupo, seus superiores e trate todos com gentileza
Dicas de boa convivência;
O respeito às boas práticas de utilização do whatsapp certamente contribuirá muito para a boa comunicação interna e externa da sua empresa, deixará o dia-a-dia de todos mais fácil e será um fator determinante para que sua empresa permaneça em compliance com as regras de privacidade e proteção de dados pessoais.
Dúvidas entre em contato: www.gordion.com.br/